[Post completo] Tudo sobre cadastro de clientes para salão!

26 de março, 2014

Marketing

Ter um cadastro de clientes em seu salão de beleza e clínica de estética é sem dúvida uma das coisas mais importantes para ajudar na fidelização da clientela. E com certeza você não tem feito isso da forma correta!

ficha cadastral de cliente para salao

Você já pensou nos benefícios que sua empresa pode ter se tiver o cadastro de todos os seus clientes? Chamar o cliente pelo nome, lembrar do que a pessoa gosta mais, os últimos serviços realizados, aniversário e muito mais?

Não importa se você tem 20 anos de mercado ou está começando agora. Se é autônoma ou tem uma rede de salões de beleza e estética. Coletar os dados certo de seus clientes, manter atualizado a ficha deles e saber como utilizá-la a favor de seu serviços pode ser muito mais impactante para suas vendas do que você imagina.

Sim, uma simples ficha cadastral de clientes!

COMO FAZER UMA FICHA DE CADASTRO DE CLIENTES

Quando uma cliente entra em um centro de estética ou salão de beleza geralmente preenchem uma ficha de cadastro que perguntam sobre tudo que já fizeram, por exemplo, em seu cabelo não é? Não é o caso, mas deveria ser!

Você e eu sabemos que é difícil manter um processo rígido em relação à esses cadastros de clientes e que na maioria das vezes isso acaba acontecendo informalmente durante o próprio serviço. No entanto, exatamente por isso, se você o fizer será a sua oportunidade de se diferenciar da concorrência e ter um serviço ainda mais exclusivo.

Mas que tipo de informação poderia ter nessa ficha?

  • Dados básicos de contatos e perfil de cliente,
  • De qual salão veio, quem a indicou,
  • Informações sobre histórico capilar,
  • Condições físicas e se está fazendo algum tratamento médico,
  • Histórico de serviços.

Na era da internet, da informação, é indispensável que toda empresa de Beleza e Bem Estar tenha essas informações sobre a suas clientes antes de qualquer procedimento.

RAZÕES PARA SE TER UM PROCESSO DE CADASTRO DE CLIENTES

  • Confiança – Se é a primeira vez que um cliente entra em seu salão possivelmente ficará impressionado com o cuidado que você tem antes mesmo de prestar o serviço. Além disso, você pode orientar seu cliente a partir de algo que você notou, como por exemplo condições do couro cabeludo. Indicar um médico, um tipo de tratamento, produtos específicos e etc.
  • Segurança – Para que o profissional saiba o que pode, o que não pode e o que precisa ter mais atenção.
  • Estreitar relacionamentos – É a oportunidade de conhecer mais sobre seu cliente. O que faz, seus hobbies, os serviços que já fez com você, quanto tempo não vem, quais serviço parou de fazer com você e etc.
  • Estratégia de pós venda – Ter esses dados de todos os seus clientes é sem dúvida a coisa mais valiosa que você tem, além de seu nome. Portanto, aproveite para tê-las atualizadas. Mudou de endereço? Montou um restaurante? Fez uma nova promoção? Sem dizer, de insights que você pode ter ao perceber algum tipo de padrão nas fichas. Por exemplos, um número grande de clientes vindas de um mesmo bairro distante.

Imagine evitar uma dor de cabeça de uma reação química? Imagine poder ver que a maioria de suas clientes tem algo em comum e poder fazer uma campanha de marketing mais assertiva?

Confira o modelo básico e gratuito de planilha para cadastro e controle de clientes que preparamos para você.

planilha cadastro de clientes excel grátis

O QUE DEVE TER NO CADASTRO DE CLIENTES DO SEU SALÃO DE BELEZA E ESTÉTICA

A ficha de seu cliente deve ser dividida em duas partes:

  1. A primeira são de dados que você deve coletar apenas uma vez e atualizar eventualmente.
  2. A segunda se refere ao histórico do cliente e deve ser atualizada a cada nova ida do cliente.

Primeiro colete informações pessoais básicas:

  • Nome,
  • Telefone,
  • E-mail (essencial!),
  • Endereço,
  • Data de Nascimento,
  • Sexo,
  • CPF (pode ser importante para não haver cadastros duplicados),

Se possível, comece a anotar detalhes mais pessoais que irão lhe ajudar no Marketing e relacionamento:

  • Como ficou sabendo,

Este campo é interessante colocar opções de múltipla escolha.Mas você pode ser mais detalhada e ao invés de colocar internet simplesmente, vale a pena saber se foi o Google que lhe ajudou, algum portal exclusivo para profissionais do setor ou alguma rede social. Isso permite que você corte custos desnecessários e invista naquilo que lhe dá mais retorno.

Outras questões pessoais são importantes também:

  • Qual último salão/profissional visitou antes e por que mudou,
  • Trabalho/ocupação,
  • Hobbies,
  • Problemas e questões de saúde / alergia a produtos químicos,

Agora, um espaço para perguntas mais técnicas, pergunte e anote sobre:

  • Histórico químico – Evita, por exemplo, que você seja  responsável por uma queda capilar.

Cabelo:

  • Textura – Super fino, fino, médio, grosso e super grosso,
  • Densidade – Cabelo Denso, possui mais fios por centímetro quadrado do que o Esparso ou Fino,
  • Porosidade – A estrutura e a condição da cutícula do cabelo, quanto maior a porosidade, maior a absorção de líquidos e produto,
  • Elasticidade – Um cabelo com boa elasticidade não se quebra facilmente ao ser penteado ou escovado, diferente de um cabelo sem elasticidade que é ressecado e sem vida e que quando se quebra,
  • Condições do couro cabeludo – Nenhum ativo de transformação deve ser feito se o couro cabeludo não estiver completamente saudável  pois os riscos de irritação, queimaduras e agravamento das doenças são maiores diante disso.

Histórico de serviços

  • Data do último serviço,
    • Especificações dos serviços e respectivos profissionais,
    • Coloração, químicas e outros detalhes do serviço,

Se quiser ir mais além, você pode pensar em recolher informações que podem lhe ajudar a lançar campanhas de publicidade mais assertivas:

  • Grau de satisfação,
  • Valor pago,
  • Se tem filhos, maridos e suas respectivas idades,
  • Outras datas importantes (casamento, por exemplo).

A verdade, é que quanto maior a quantidade e abrangência de informação que você tem sobre seus clientes melhor será para você e seu salão.

Confira o modelo básico e gratuito de planilha para cadastro e controle de clientes que preparamos para você.

planilha cadastro de clientes excel grátis

QUANDO E COMO ATUALIZAR A FICHA CADASTRAL

Aqui está o que você deve fazer regularmente para manter uma base de clientes e a ficha cadastral em dia:

o que fazer no cadastro de clientes

Simples não? Faça isso sempre, todos os dias, com todos os clientes! Sem isso, você estará deixando escorrer pelo ralo o seu bem mais valioso, sua clientela! Sem isso fica difícil também fazer ações de marketing, fidelização e outras tantas coisas importantes que ajudam você a ganhar mais dinheiro.

Quando o cliente for novo, restrinja-se a coletar as informações essenciais: telefone, e mail e como ficou sabendo de você. Deixe para coletar as demais quando o cliente lhe visitar, caso contrário, poderá soar um pouco burocrático o processo de agendamento.

Assim que você for atualizar o histórico do cliente aproveite e pergunte se o telefone ou endereço da pessoa mudou, assim você mantém todos os dados atualizados.

MAS QUEM DEVE FAZER ISSO?

1)Se você tiver uma recepcionista, é importante explicar para ela (s) que essa deve ser uma função tão importante quanto controlar as agendas dos profissionais e clientes. Portanto, treine todas as pessoas que cuidam do atendimento e pagamento. Uma reunião semanal fixa para acompanhar especificamente este trabalho também é importante para certificar-se que está tudo ok.

2)Se não for o caso, isso pode ser feito justamente pelo profissional que atende a respectiva cliente. Juntamente com a comanda de serviço, anexe a ficha de cadastro do cliente. Ou na hora de “inserir os dados” no sistema, é uma boa hora para atualizar o cadastro do cliente.

O QUE UTILIZAR: PAPEL OU COMPUTADOR?

Não importa se você controla em fichas de papel como dentistas e academia fazem. Se é em papel A4 impresso, planilha, software ou papel de pão. O importante é que você tenha esse processo de coleta, atualização e analise das informações de seus clientes rodando no dia a dia. Fazer e controlar o cadastro da sua base de clientes é o mais importante! Porém é claro que existem formas e ferramenta que irão lhe ajudar neste função.

Se você vai começar do zero, ou quase do zero, a sugestão é que você não comece com um sistema. Faça isso somente se você já tem facilidade com sistemas e entende perfeitamente o que quer. Caso contrário, é importante definir e estabelecer um processo que funcione antes de informatizá-lo.

Papel ou Excel são as melhores opções, embora sugerimos fortemente o uso de planilhas. Depois que você pegar o jeito, faça uma migração rápida para um sistema especializado. Não espere muito para fazer a mudança depois e nem se iluda de buscar soluções gratuitas (irá lhe dar dor de cabeça e existem opções altamente econômicas).

Se mesmo assim você optar por papel provisoriamente lembre-se da “trabalheira” que pode ser migrar para outra solução depois. Neste caso me resta sugerir que você utilize lápis ao invés de caneta. ;)

DICAS PARA COMPUTADOR:

  • Excel – se esta for sua opção considere utilizar o Dropbox para poder acessa-la de qualquer lugar,
  • Google drive – Serve como um Excel porém armazenado na internet e pode ser acessado de qualquer lugar. Oferece menos opções de configuração que o Excel mas se você não tiver um nível avançado não faz muita diferença.
  • Sistema – é uma opção mais robusta mas você precisa entender que investir tempo e dinheiro (não muito) deve ser essencial para se ter algo de qualidade.

Se você já faz algo neste sentido mas pode fazer melhor e de forma mais consistente, não mude para outra ferramenta imediatamente – a não ser que esteja extremamente insatisfeita. Uma sugestão, é focar em melhorar o que você já faz: refaça sua ficha,retreine seus funcionários e acompanhe semanalmente.

Este artigo ajudou você? Então, por gentileza,curta ou compartilhe! Seria o melhor “Obrigado”  que eu poderia receber ;)

Confira o modelo básico e gratuito de planilha para cadastro e controle de clientes que preparamos para você.

planilha cadastro de clientes excel grátis

Equipe UB

Equipe UB


Nossa equipe é formada por administradores, publicitários e jornalistas apaixonados por comunicação! Estamos, dia após dia, transformando a vida de empreendedores e profissionais através da Universidade da Beleza! #UBteam

Matérias relacionadas

Como o agendamento online te ajuda a se destacar no mercado da beleza

Gestão

Como o agendamento online te ajuda a se destacar no mercado da beleza

Gestão

Como o agendamento online te ajuda a se destacar no mercado da beleza


Letícia Zanaroli Letícia Zanaroli

18 de janeiro, 2020

Você já prestou atenção em quantas ligações seu salão recebe por dia? Por quanto tempo sua recepcionista fica ao telefone marcando e confirmando horários? Facilidades no atendimento de seu cliente são vantajosos tanto para quem oferece quanto para quem desfruta. Por isso confira o agendamento online que é o novo item obrigatório nos salões! Quais são as vantagens do agendamento online? O agendamento online para salão de beleza facilita a vida do estabelecimento e do cliente, que pode marcar horário com você ou com seus profissionais a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, não é necessário ter uma atendente ou uma recepcionista trabalhando 24h por dia. Isso significa que seu salão atrai mais clientes (pela facilidade de agendamento) e você irá gastar menos (pois não irá precisar pagar alguém para ficar atendendo telefone). Por que você deve oferecer o agendamento online no seu salão de beleza? Segundo a pesquisa da TIC Domicílios, 58% dos brasileiros acessam a internet. Isso representa 102 milhões de pessoas conectadas à rede mundial de computadores. O telefone celular é o dispositivo mais utilizado para o acesso individual da internet pela maioria dos usuários: 89% das pessoas utilizam esse meio de acesso, seguido pelo computador de mesa (40%), computador portátil ou notebook (39%) e tablet (19%). A pesquisa ouviu 23.465 domicílios em todo o território nacional, entre novembro de 2015 e junho de 2016. Se 102 milhões de pessoas no Brasil utilizam a internet, por que você não pode oferecer agendamento por ela? Isso mesmo, a internet representa uma enorme oportunidade para adquirir mais clientes através de agendamento online. Você pode oferecer o agendamento justamente pelos dispositivos que as pessoas mais utilizam, seja através de um site ou de um aplicativo do seu próprio salão. Vantagens do agendamento online para negócios de beleza Veja agora as vantagens do agendamento online para salão de beleza. Considere todos os pontos antes de oferecer mais essa opção de agendamento para seus clientes: 1. Organização O agendamento online para salão de beleza concentra todas as informações necessárias sobre cliente, serviço e horário. A chance de alguma informação ser repassada de forma errada diminui drasticamente, pois tudo é feito pelo próprio cliente. E a recepcionista também pode transmitir todas as informações da agenda do salão para o sistema online e fazer consultas em tempo real, mesmo no atendimento telefônico, mantendo tudo sempre atualizado e muito mais fácil de gerenciar. 2. Cadastro atualizado É essencial que o salão de beleza possua um banco de dados com as informações básicas de cada cliente e, por meio do sistema de agendamento online, é possível obter esse cadastro e mantê-lo atualizado com as informações fornecidas pelos próprios clientes quando utilizam a plataforma. São informações importantes para traçar o perfil do seu cliente e com qual público se deve trabalhar. 3. Não limite o agendamento apenas ao horário comercial! O agendamento online deixa o seu salão de beleza à disposição dos clientes a qualquer hora do dia e em qualquer lugar, sem limitar o atendimento ao horário de funcionamento local. Suas linhas de telefone não ficarão congestionadas e a clientela não precisará mais ir ao salão somente para realizar um agendamento. 4. Confirmação dos agendamentos Sabe a dificuldade que todos os salões têm com a falta dos clientes sem avisar e a dificuldade em contatar para confirmação dos horários? Com o agendamento online para salão de beleza isso pode sofrer uma mudança muito positiva! O sistema de agendamento permite que seja enviada uma mensagem de confirmação de horário ao cliente que, por sua vez, pode efetuar o desmarque pelo mesmo mecanismo. Já existe tecnologia que permite ao salão colocar um “taxa de no-show”, onde o cliente é cobrado por ter marcado um horário e não aparecido, ocupando o espaço de alguém que poderia ter agendado também. 5. Otimização do tempo Como o fluxo da linha telefônica diminui, outras tarefas serão melhor executadas por seus profissionais e funcionários, já que a interrupção para atender uma ligação diminui. Até no momento de confirmar os agendamentos através de mensagens, o trabalho se torna muito mais produtivo e eficaz. Além disso, o seu salão também pode economizar tempo oferecendo o pagamento direto pelo celular do cliente, diminuindo filas no caixa e tempo de espera. 6. Mobilidade O sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet. Portanto, seus profissionais poderão acessar a agenda e saber quais procedimentos realizarão antes mesmo de chegar ao salão. Isso torna o seu profissional mais bem preparado para a rotina do estabelecimento e mais confiante para trabalhar com sua agenda e serviços. 7. Acompanhar o movimento Através de uma plataforma fica muito mais simples e fácil acompanhar o movimento do salão de beleza e relacionar quais são os serviços mais buscados, dias com mais movimento e meses com mais clientes. Dados com maior relevância são o embasamento para futuras promoções e ações para divulgar seu salão. 8. Dar destaque ao seu negócio Mesmo sendo uma ferramenta tão prática para o estabelecimento, o agendamento online ainda é uma novidade para muitos salões de beleza e outros negócios do ramo de beleza e estética. Adquirindo um serviço como esse, seu salão de beleza ganha destaque entre os clientes e prospects, que buscam por maior facilidade no momento de agendar um horário. 10 Ideias de Como Divulgar o seu Salão 9. Use a internet a seu favor Utilize a internet a favor do seu negócio. Facilite a vida das pessoas e conquiste-as por isso e pelo seu serviço. Ela já não é mais apenas para entretenimento e diversão, muitas empresas utilizam a internet para facilitar a vida de seus consumidores, e você pode fazer isso também. Oferecendo o agendamento online para salão de beleza, você facilita e muito a vida dos seus clientes. Logo, oferecer o agendamento é utilizar a internet ao seu favor. O agendamento online para salão de beleza reduz seus custos! Um salão pode ter mais de uma recepcionista ou atendente para ficar atendendo os clientes e realizando o agendamento manualmente. Com o agendamento online para salão, você reduz os profissionais para atender os clientes e consequentemente reduzindo os seus gastos com salários e comissões. Isso é muito comum em salões que possuem grande demanda de agenda, que com certeza já tiveram problemas com recepção e agendamentos. O que você pode fazer para evitar esse tipo de problema é implementar o agendamento online o quanto antes. Lembra da matéria que falamos acima? Aproveite o momento e vá aonde seu potenciais consumidores estão. Mas, tá bom, agora quero entendo a importância de tudo isso e quero colocar o agendamento no meu estabelecimento, por onde começo? Como oferecer o agendamento online no seu salão? Para oferecer um agendamento online você precisa de um sistema que faça isso. Ele vai integrar o pedido de agendamento do seu cliente com a sua agenda, fazendo com que ele apareça automaticamente no seu sistema. Basicamente, os sistemas oferecem um página do seu salão em um portal de agendamento, que qualquer pessoa pode acessar e clicar para agendar um horário. Há também a possibilidade de colocar o agendamento online direto no site do seu salão, ou até mesmo em um aplicativo do seu estabelecimento. Com um app personalizado, o seu cliente baixa na Apple Store e na Play Store e agenda sem dificuldades. Tudo isso com a sua identidade visual. Saiba mais sobre app para salões e barbearias. É uma facilidade tanto para o seu negócio como também para o cliente, que pode agendar 24h por dia. Gostou desse conteúdo? Então confira também: Como aumentar as remarcações e o faturamento do salão de beleza Como o agendamento online te ajuda a se destacar no mercado da beleza Como o celular pode aumentar os agendamentos no seu salão Como o agendamento online pode te ajudar no período de festas?

Gestão

Agendamento online – o novo item obrigatório nos salões!

Gestão

Agendamento online – o novo item obrigatório nos salões!


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

26 de janeiro, 2020

Como manter a excelência no atendimento de clientes no seu salão

Marketing

Como manter a excelência no atendimento de clientes no seu salão

Marketing

Como manter a excelência no atendimento de clientes no seu salão


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

24 de janeiro, 2020

Como montar um salão de beleza e estética

Carreira e Negócios

Como montar um salão de beleza e estética

Carreira e Negócios

Como montar um salão de beleza e estética


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

21 de dezembro, 2019

Ideias incríveis de como divulgar um salão de beleza

Gestão

Ideias incríveis de como divulgar um salão de beleza

Gestão

Ideias incríveis de como divulgar um salão de beleza


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

19 de dezembro, 2019

Como fazer meu salão de beleza dar mais resultados

Gestão

10 serviços extras que farão seu espaço de beleza dar mais resultados

Gestão

10 serviços extras que farão seu espaço de beleza dar mais resultados


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

22 de dezembro, 2019

Como preparar seu salão para a Black Friday

Gestão

Como preparar seu salão para a Black Friday

Invista em ações para essa data e fature ainda mais!

Gestão

Como preparar seu salão para a Black Friday

Invista em ações para essa data e fature ainda mais!


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

25 de novembro, 2019

Como administrar um salão de beleza e estética

Gestão

Como administrar um salão de beleza e estética

Gestão

Como administrar um salão de beleza e estética


Bruna Carvalho Bruna Carvalho

25 de dezembro, 2019

Assine nossa newsletter